Dokumente
Eingereichte Dokumente verwalten
Reichen Sie Eingangsrechnungen und Einkaufsgutschriften ein und verfolgen Sie deren Verarbeitung.
Aktualisiert am 28. August 2026
Diese Seite sammelt Eingangsrechnungen und Einkaufsgutschriften, die noch geprüft und erfasst werden müssen. Dokumente können über Peppol, E-Mail oder Upload eingehen. Alle Daten gehören zur aktiven Verwaltung; Sie benötigen Zugriff auf diese Verwaltung und eine aktive Billnado-Lizenz.
Dokumente einreichen
Verwenden Sie für jedes Dokument den richtigen Bereich. Ihre Auswahl bestimmt, ob Billnado die Datei als Eingangsrechnung oder Einkaufsgutschrift vorbereitet.
- Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien auf Kaufbelege oder Einkaufsgutschriften.
- Wählen Sie Dokument hochladen, um Dateien auf Ihrem Gerät auszuwählen.
- Wählen Sie die angezeigte E-Mail-Adresse, um eine neue Nachricht in Ihrem E-Mail-Programm zu öffnen. Rechnungen und Gutschriften haben jeweils eine eigene Postfachadresse; senden Sie das Dokument an die Adresse des richtigen Typs.
- Über Peppol empfangene Dokumente erscheinen automatisch in derselben Übersicht.
Sie können PDF-, XML/UBL- und gängige Bilddateien einreichen. Ein Bild wird zur Verarbeitung in PDF umgewandelt. Jede Datei darf höchstens 5 MB groß sein. Eine nicht unterstützte oder zu große Datei wird vor dem Upload abgelehnt. Wenn Sie mehrere Dateien auswählen, wird jede einzeln hochgeladen; die übrigen Dateien können daher erfolgreich sein, wenn eine abgelehnt wird.
Verarbeitung verfolgen
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Dateiname | Name, unter dem die eingereichte Datei aufbewahrt wird. Die Suche verwendet diesen Namen. |
| Typ | Kaufbeleg oder Einkaufsgutschrift, abhängig von Uploadbereich, Postfach oder empfangenen Daten. |
| Quelle | Manuell für einen Upload, E-Mail für das Dokumentenpostfach oder Peppol für elektronischen Empfang. |
| Datum | Datum und Uhrzeit, zu denen Billnado das Dokument erhalten hat. |
| Läuft ab am | Zeitpunkt, an dem ein noch nicht erfasstes Dokument automatisch entfernt wird. Eingereichte Dokumente werden drei Monate aufbewahrt. |
| Status | Fortschritt beim Auslesen der Dokumentdaten. |
Die Status bedeuten:
- In Warteschlange: Das Dokument wartet auf die Verarbeitung;
- Verarbeiten: Billnado liest das Dokument aus;
- Ausgewählt: Die ausgelesenen Daten stehen zur Prüfung bereit;
- FEHLGESCHLAGEN: Das automatische Auslesen ist fehlgeschlagen. Öffnen Sie das Dokument, um Daten manuell einzugeben oder es erneut zu scannen.
Dokumente, die zuerst ablaufen, werden standardmäßig zuerst angezeigt. Sortieren Sie nach Dateiname, Datum oder Läuft ab am und verwenden Sie die Suche, um eine Datei zu finden. Anzahl zeigt die Zahl der Dokumente, die zur aktuellen Suche passen.
Wichtig: Erfassen oder laden Sie ein Dokument vor Läuft ab am herunter. Danach entfernt Billnado das eingereichte Dokument automatisch.
Aktionen für ein Dokument
- Anzeigen öffnet die Detailseite, auf der Sie die ausgelesenen Daten prüfen, korrigieren und als Eingangsrechnung oder Einkaufsgutschrift erfassen.
- Dokument öffnen zeigt die PDF-Datei. Für eine UBL ohne eingebettete PDF ist keine Vorschau verfügbar; verwenden Sie Herunterladen, um die ursprüngliche XML-Datei abzurufen.
- Herunterladen speichert die von Billnado aufbewahrte Datei auf Ihrem Gerät. Ein eingereichtes Bild wurde bereits in PDF umgewandelt; PDF und XML/UBL behalten ihr Dateiformat.
- Entfernen öffnet eine doppelte Bestätigung und löscht das eingereichte Dokument endgültig. Es wird kein Einkaufsdokument erstellt.
Eine leere Liste bedeutet, dass keine eingereichten Dokumente zur aktuellen Suche passen.
Probleme beheben
Warum erscheint eine per E-Mail gesendete Datei nicht?
Prüfen Sie, ob Sie das separate Postfach für den richtigen Dokumenttyp verwendet haben und die Nachricht eine unterstützte Datei enthält. Warten Sie, bis die Verarbeitung beginnt, und aktualisieren Sie anschließend die Übersicht.
Warum kann ich eine XML-Datei nicht öffnen?
Die Vorschau verwendet die in der UBL eingebettete PDF. Hat der Lieferant nur XML bereitgestellt, laden Sie die Originaldatei herunter und prüfen Sie die ausgelesenen Daten auf der Detailseite.
Kann ich einen falschen Dokumenttyp korrigieren?
Ja. Öffnen Sie Anzeigen und ändern Sie das Dokument vor der endgültigen Erfassung in eine Rechnung oder Gutschrift.