Dokumente
Eingereichtes Dokument prüfen
Prüfen Sie die ausgelesenen Daten und erfassen Sie das Dokument als Eingangsrechnung oder Einkaufsgutschrift.
Aktualisiert am 28. August 2026
Auf dieser Seite prüfen Sie die Daten, die Billnado aus einer eingereichten Eingangsrechnung oder Einkaufsgutschrift ausgelesen hat. Sie können Fehler korrigieren, fehlende Angaben ergänzen und das Dokument anschließend endgültig in der aktiven Verwaltung erfassen.
Sie benötigen eine aktive Billnado-Lizenz. Für die endgültige Erfassung müssen außerdem ein Standardunternehmen und ein Standardeinkaufsjournal eingerichtet sein.
Dokument und Verarbeitungsstatus
Die PDF-Datei erscheint neben den ausgelesenen Angaben. Bei einer UBL ohne eingebettete PDF zeigt Billnado Im UBL wurde keine PDF-Datei gefunden. Sie können die UBL-Daten trotzdem prüfen; laden Sie die ursprüngliche XML-Datei aus der Übersicht herunter, wenn Sie die Quelle benötigen.
Eine Meldung über den Angaben erläutert den Verarbeitungsstatus:
- während das Dokument In Warteschlange steht oder Verarbeitet wird, läuft das Auslesen noch. Für eine dringende Erfassung können Sie die Angaben bereits manuell eingeben;
- wenn die Verarbeitung FEHLGESCHLAGEN ist, können Sie die Angaben manuell eingeben oder Erneut scannen wählen. Dadurch kommt das Dokument wieder in die Warteschlange und der fehlgeschlagene Auslesevorgang wird nach Abschluss der neuen Verarbeitung ersetzt.
Dokumentangaben
- Dokumentnummer identifiziert die Rechnung oder Gutschrift beim Lieferanten.
- Datum bestimmt das Dokumentdatum und das Geschäftsjahr, in das Billnado das endgültige Einkaufsdokument einordnet.
- Fälligkeitsdatum gibt an, wann eine Eingangsrechnung bezahlt werden muss. Das Feld erscheint nicht bei einer Einkaufsgutschrift.
Lieferant
Mit Neuer Lieferant bestimmen Sie, was bei der endgültigen Erfassung geschieht.
- Aktiviert: Prüfen Sie Beziehung, USt-IdNr., Straßenname, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt und Land. Billnado legt mit diesen Angaben einen neuen Lieferanten an, wenn Sie das Dokument erfassen.
- Deaktiviert: Wählen Sie unter Beziehung einen vorhandenen Lieferanten. Billnado übernimmt die Angaben aus dessen Stammsatz; Adresse und Umsatzsteuer-ID können hier nicht geändert werden.
Verwenden Sie einen vorhandenen Lieferanten, wenn er bereits in der Verwaltung besteht. Dadurch kann Billnado auch prüfen, ob dieselbe Dokumentnummer für diesen Lieferanten schon erfasst wurde.
Zahlungsinformationen
Bei einer Eingangsrechnung enthält Zahlungsinformationen:
- IBAN und BIC für das Konto, auf das die Rechnung bezahlt werden soll;
- Zahlungsreferenz für den Verwendungszweck der Zahlung.
Dieser Abschnitt erscheint nicht bei einer Einkaufsgutschrift.
Zeilen und Summen
Jede Zeile beschreibt ein berechnetes Produkt oder eine berechnete Dienstleistung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Artikelnummer | Artikelreferenz einer Rechnungszeile. Dieses Feld erscheint nicht bei einer Gutschrift. |
| Name | Beschreibung, anhand derer Sie die berechnete Position erkennen. |
| Menge | Anzahl der berechneten Einheiten. |
| Einzelpreis | Preis einer Einheit vor Mehrwertsteuer. |
| Preis zzgl. MwSt. | Zeilensumme vor Mehrwertsteuer. |
| MwSt. Satz | Steuercode, der Satz und steuerliche Behandlung bestimmt. |
| Preis inkl. MwSt. | Zeilensumme einschließlich Mehrwertsteuer. |
Wenn Sie Menge, Einzelpreis, Preis zzgl. MwSt., MwSt. Satz oder Preis inkl. MwSt. ändern, berechnet Billnado die zusammengehörigen Beträge neu. Exkl. MwSt., MwSt. und Inkl. MwSt. über den Zeilen zeigen die Summen aller Zeilen.
Wählen Sie Zeile hinzufügen für eine fehlende Position. Zeile löschen entfernt diese Zeile aus dem Dokument, das Sie erfassen möchten.
Systeminformationen
Öffnen Sie System, um die schreibgeschützten Zeitpunkte anzuzeigen:
- Registrierungsdatum: wann Billnado die Datei erhalten hat;
- Verarbeitungsdatum: wann das automatische Auslesen abgeschlossen wurde;
- Fälligkeitsdatum: wann das noch nicht erfasste Dokument automatisch entfernt wird. Dieser Zeitpunkt liegt drei Monate nach Eingang und ist nicht das Zahlungsziel einer Rechnung.
Korrigieren, Typ ändern oder erfassen
Korrekturen werden nicht separat gespeichert. Sobald Sie ein Feld oder eine Zeile ändern, erscheint Zurücksetzen. Damit stellen Sie alle ausgelesenen Werte wieder her. Dokument löschen ist nur verfügbar, wenn keine offenen Änderungen bestehen; setzen Sie zuerst zurück, wenn Sie die Einreichung dennoch löschen möchten.
Ist der Typ falsch, wählen Sie Dokument in Gutschrift ändern oder Dokument in Rechnung ändern. Billnado speichert diese Typänderung sofort und passt die verfügbaren Felder und die abschließende Aktion an.
Wählen Sie danach:
- Als Rechnung speichern, um eine unbezahlte Eingangsrechnung im Standardeinkaufsjournal zu erstellen;
- Als Gutschrift speichern, um eine unbezahlte Einkaufsgutschrift im Standardeinkaufsjournal zu erstellen.
Billnado berechnet die endgültigen Zeilen- und Dokumentbeträge aus Menge, Einzelpreis und Steuercode. Die eingereichte Datei wird dem neuen Einkaufsdokument als Anlage hinzugefügt. Danach verschwindet die Einreichung aus der Übersicht und Billnado öffnet das neue Einkaufsdokument. War Neuer Lieferant aktiviert, wird auch der neue Lieferantenstammsatz angelegt.
Mögliches Duplikat
Wenn Sie einen vorhandenen Lieferanten auswählen und eine Rechnungs- oder Gutschriftnummer eingeben, die mit einem vorhandenen Dokument dieses Lieferanten übereinstimmt, erscheint Mögliche Duplikate.
- Wählen Sie Anzeigen, um ein gefundenes Dokument in einem separaten Tab zu prüfen.
- Wählen Sie Abbrechen, um ohne neues Einkaufsdokument zurückzukehren.
- Wählen Sie Fortsetzen nur, wenn Sie sicher sind, dass es sich nicht um eine Doppelerfassung handelt. Billnado legt das Dokument dann trotzdem an.
Löschen
Dokument löschen öffnet eine doppelte Bestätigung. Nach der Bestätigung werden die eingereichte Datei und die ausgelesenen Angaben endgültig entfernt. Es wird keine Eingangsrechnung oder Einkaufsgutschrift erstellt. Laden Sie die Datei zuerst herunter, wenn Sie sie noch benötigen.
Probleme beheben
Warum kann ich die Erfassung nicht abschließen?
Prüfen Sie Dokumentnummer, Datum, Lieferant und Steuercode jeder Zeile. Prüfen Sie außerdem, ob die Verwaltung ein Standardunternehmen und ein Standardeinkaufsjournal hat.
Warum wird Erneut scannen nicht angezeigt?
Diese Aktion erscheint nur, wenn die automatische Verarbeitung FEHLGESCHLAGEN ist.
Was geschieht mit meinen Korrekturen bei Zurücksetzen?
Billnado stellt alle zuletzt ausgelesenen Angaben wieder her. Manuelle Änderungen sowie hinzugefügte oder entfernte Zeilen gehen verloren.