Een aangeleverd document controleren

Op deze pagina controleer je de gegevens die Billnado uit een aangeleverde aankoopfactuur of aankoopcreditnota heeft gelezen. Je kunt fouten verbeteren, ontbrekende informatie aanvullen en het document daarna definitief registreren in de actieve administratie.

Je hebt een actieve Billnado-licentie nodig. Voor de definitieve registratie moeten ook een standaardbedrijf en een standaardaankoopdagboek in de administratie ingesteld zijn.

Document en verwerkingsstatus

Links staat de PDF naast de herkende gegevens. Bij een UBL zonder ingesloten PDF toont Billnado Geen PDF gevonden in de UBL. De gegevens uit de UBL kunnen nog steeds worden gecontroleerd; download het oorspronkelijke XML-bestand vanuit het overzicht als je de bron nodig hebt.

Een waarschuwing boven de gegevens verduidelijkt de verwerking:

• tijdens In wacht of Verwerken wordt het document nog uitgelezen. Je kunt het voor een dringende registratie al handmatig invullen;
• bij Mislukt kun je de gegevens handmatig invullen of Opnieuw scannen kiezen. Opnieuw scannen zet het document terug in de wachtrij en vervangt de mislukte uitleespoging wanneer de nieuwe verwerking klaar is.

Documentgegevens

• Document nummer identificeert de factuur of creditnota bij de leverancier.
• Datum bepaalt de documentdatum en het boekjaar waarin Billnado het definitieve aankoopdocument plaatst.
• Vervaldatum geeft aan wanneer de aankoopfactuur betaald moet zijn. Dit veld verschijnt niet bij een aankoopcreditnota.

Leverancier

Met Nieuwe leverancier bepaal je wat bij de definitieve registratie gebeurt.

• Ingeschakeld: controleer Relatie, Btw-nummer, Straatnaam, Huisnummer, Postcode, Stad en Land. Billnado maakt met deze gegevens een nieuwe leverancier aan wanneer je het document registreert.
• Uitgeschakeld: kies een bestaande leverancier bij Relatie. Billnado neemt de gegevens uit die leveranciersfiche over; de adres- en btw-gegevens zijn hier dan niet aanpasbaar.

Gebruik een bestaande leverancier wanneer die al in de administratie staat. Zo kan Billnado ook controleren of hetzelfde documentnummer al voor die leverancier is geregistreerd.

Betaalinformatie

Bij een aankoopfactuur bevat Betaalinformatie:

• IBAN en BIC voor de rekening waarop de factuur betaald moet worden;
• Betaalreferentie voor de mededeling bij de betaling.

Deze sectie verschijnt niet bij een aankoopcreditnota.

Lijnen en totalen

Elke lijn beschrijft een aangerekend product of een aangerekende dienst.

Veld	Betekenis
Sku	Artikelreferentie van een factuurlijn. Dit veld verschijnt niet bij een creditnota.
Naam	Omschrijving waaraan je de aangerekende post herkent.
Hoeveelheid	Aantal aangerekende eenheden.
Eenheidsprijs	Prijs van één eenheid vóór btw.
Prijs excl. Btw	Lijntotaal vóór btw.
Btw tarief	Btw-code die het percentage en de fiscale verwerking bepaalt.
Prijs incl. Btw	Lijntotaal inclusief btw.

Wanneer je Hoeveelheid, Eenheidsprijs, Prijs excl. Btw, Btw tarief of Prijs incl. Btw wijzigt, herberekent Billnado de samenhangende bedragen. Bovenaan tonen Excl. Btw, Btw en Incl. Btw de som van alle lijnen.

Kies Lijn toevoegen voor een ontbrekende post. Verwijder lijn haalt de betreffende lijn uit het document dat je gaat registreren.

Systeeminformatie

Open Systeem om de alleen-lezen tijdstippen te bekijken:

• Registratie datum: wanneer Billnado het bestand ontving;
• Verwerkingsdatum: wanneer het automatisch uitlezen werd voltooid;
• Vervaldatum: wanneer het nog niet geregistreerde document automatisch wordt verwijderd. Dit is drie maanden na ontvangst en staat los van de betaalvervaldatum van een factuur.

Corrigeren, type wijzigen of registreren

Correcties worden niet afzonderlijk opgeslagen. Zodra je een veld of lijn wijzigt, verschijnt Reset. Hiermee herstel je alle herkende waarden. Document verwijderen is alleen beschikbaar wanneer er geen open wijzigingen zijn; reset eerst als je het aangeleverde document toch wilt verwijderen.

Is het type verkeerd herkend, kies dan Document wijzigen naar creditnota of Document wijzigen naar factuur. Billnado bewaart die typewijziging onmiddellijk en past de beschikbare velden en eindactie aan.

Kies daarna:

• Opslaan als factuur om een onbetaalde aankoopfactuur in het standaardaankoopdagboek te maken;
• Opslaan als creditnota om een onbetaalde aankoopcreditnota in het standaardaankoopdagboek te maken.

Billnado berekent de definitieve lijn- en documenttotalen uit hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-code. Het aangeleverde bestand wordt als bijlage aan het nieuwe aankoopdocument gekoppeld. Daarna verdwijnt het aangeleverde document uit het overzicht en opent Billnado het nieuwe aankoopdocument. Als Nieuwe leverancier was ingeschakeld, wordt ook de nieuwe leveranciersfiche aangemaakt.

Mogelijk duplicaat

Wanneer je een bestaande leverancier kiest en een factuur- of creditnotanummer invult dat overeenkomt met een bestaand document van die leverancier, verschijnt Mogelijk duplicaat.

• Kies Bekijken om een gevonden document in een apart tabblad te controleren.
• Kies Annuleren om terug te keren zonder een nieuw aankoopdocument te maken.
• Kies Doorgaan alleen wanneer je zeker bent dat het geen dubbele registratie is. Billnado maakt het document dan toch aan.

Verwijderen

Document verwijderen opent een dubbele bevestiging. Na bevestiging worden het aangeleverde bestand en de uitgelezen gegevens definitief verwijderd. Er wordt geen aankoopfactuur of aankoopcreditnota aangemaakt. Download het bestand eerst als je het nog nodig hebt.

Problemen oplossen

Waarom kan ik het document niet definitief registreren?

Controleer het documentnummer, de datum, de leverancier en de btw-code van elke lijn. Controleer daarnaast of de administratie een standaardbedrijf en een standaardaankoopdagboek heeft.

Waarom zie ik Opnieuw scannen niet?

Deze actie verschijnt alleen wanneer de automatische verwerking de status Mislukt heeft.

Wat gebeurt er met mijn correcties als ik Reset kies?

Billnado herstelt alle laatst uitgelezen gegevens. Handmatige wijzigingen en toegevoegde of verwijderde lijnen gaan verloren.

Gerelateerde documentatie

• Aangeleverde documenten beheren