Boekhoudsoftware koppelen

Hier bepaal je hoe afgewerkte documenten naar je boekhouder of boekhoudpakket worden geëxporteerd. Beschikbare pakketten hangen af van je Billnado-omgeving.

Actieve koppeling

Kies bij Software tussen Geen, Mailbox en eventuele zichtbare koppelingen zoals Octopus, Exact Online, Yuki of Clearfacts. Wachttijd is het aantal dagen voordat documenten voor export worden aangeboden en verdwijnt bij Geen. Kies Opslaan om de volgende exports volgens deze keuze te verwerken.

Mailbox

Bij Mailbox stel je in of alleen Peppol-geldige UBL wordt gebruikt, de maximale bijlagegrootte van minstens 1 MB en aparte geldige e-mailadressen voor PDF en UBL van verkoopfacturen, verkoopcreditnota’s, aankoopfacturen en aankoopcreditnota’s.

Documenten

Vier onderdelen tonen documenten die klaarstaan. Je ziet nummer, datum, klant of leverancier en eventueel exportdatum. Het oog opent het document in een nieuw tabblad. Exporteren vraagt de externe export van dat ene document aan en kan dus een mailbox of boekhoudpakket bereiken. Een leeg onderdeel betekent dat geen documenten van dat type klaarstaan.

Voorwaarden en beschikbaarheid

Je hebt toegang tot de actieve administratie nodig. Welke softwarekeuzes zichtbaar zijn, wordt door omgevingsfuncties bepaald; het ontbreken van een pakket betekent dus dat die koppeling hier niet beschikbaar is. Voor pakket-specifieke authenticatie of dossierinstellingen gebruik je de bijbehorende integratiepagina wanneer die aanwezig is.

Betekenis van de wachttijd

De wachttijd stelt uit wanneer een afgewerkt document in de exportwachtrij verschijnt. Ze verandert de documentdatum of vervaldatum niet. Geen stopt toekomstige automatische boekhoudexport via deze centrale keuze; reeds verstuurde documenten worden niet teruggehaald.

Let op: Exporteren kan gegevens buiten Billnado bezorgen. Controleer vóór de actie het document, de actieve software en de bestemmingsinstellingen. Deze actie is niet bedoeld als vrijblijvende test.

Mailboxvelden begrijpen

De PDF-adressen ontvangen een leesbare documentversie; UBL-adressen ontvangen gestructureerde boekhoudgegevens. Hetzelfde adres mag alleen worden hergebruikt wanneer dat overeenkomt met de afspraken van je boekhouder. De bestandsgroottelimiet kan verhinderen dat een te grote bijlage via de mailboxmethode wordt verwerkt.

Na een wijziging verdwijnen de documentlijsten tijdelijk en verschijnt Opslaan. Daardoor kun je niet per ongeluk exporteren met instellingen die nog niet bewaard zijn. Na een geslaagde opslag worden de actieve waarden opnieuw geladen.

Dagelijks gebruik en herstel

Gebruik het oog om nummer, bedragen en relatie te controleren vóór export. De exportknop vraagt verwerking aan; de lijst wordt niet noodzakelijk onmiddellijk leeg omdat verwerking asynchroon kan zijn.

Wanneer opslaan mislukt, blijven de gewijzigde velden zichtbaar. Controleer e-mailformaten en bestandsgrootte. Bij een mislukte documentexport open je eerst het document en controleer je of het afgewerkt en geschikt voor de gekozen koppeling is.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik geen mailboxvelden?

Ze verschijnen uitsluitend wanneer Mailbox geselecteerd is.

Waarom zie ik geen knop Exporteren?

Er is geen actieve software gekozen of de gewijzigde instellingen zijn nog niet opgeslagen.

Verstuurt Opslaan meteen alle documenten?

Nee. Het bewaart de configuratie; afzonderlijke of achtergrondexports volgen daarna volgens die configuratie.