Aangeleverde documenten beheren

Deze pagina verzamelt aankoopfacturen en aankoopcreditnota's die nog moeten worden gecontroleerd en geregistreerd. Documenten kunnen via Peppol, e-mail of een upload binnenkomen. Alles behoort tot de actieve administratie; je hebt toegang tot die administratie en een actieve Billnado-licentie nodig.

Documenten aanleveren

Gebruik voor elk document de juiste zone. De keuze bepaalt of Billnado het bestand als aankoopfactuur of aankoopcreditnota voorbereidt.

• Sleep één of meer bestanden naar Aankoopfacturen of Aankoopcreditnota's.
• Kies Document opladen om bestanden op je toestel te selecteren.
• Kies het getoonde e-mailadres om een nieuw bericht in je e-mailprogramma te openen. De factuur- en creditnotamailbox hebben elk een eigen adres; stuur een document naar het adres van het juiste type.
• Documenten die via Peppol worden ontvangen, verschijnen automatisch in hetzelfde overzicht.

Je kunt PDF-, XML/UBL- en gangbare afbeeldingsbestanden aanleveren. Een afbeeldingsbestand wordt voor verwerking naar PDF omgezet. Elk bestand mag maximaal 5 MB groot zijn. Een niet-ondersteund of te groot bestand wordt vóór de upload geweigerd. Bij meerdere bestanden wordt elk bestand afzonderlijk opgeladen; andere bestanden kunnen dus wel slagen als één bestand wordt geweigerd.

Verwerking opvolgen

Kolom	Betekenis
Bestandsnaam	De naam waaronder het aangeleverde bestand wordt bewaard. De zoekbalk zoekt in deze naam.
Type	Aankoopfactuur of Aankoopcreditnota, afhankelijk van de gekozen uploadzone, mailbox of ontvangen gegevens.
Bron	Handmatig voor een upload, E-mail voor de documentenmailbox of Peppol voor elektronische ontvangst.
Datum	Datum en tijd waarop Billnado het document ontving.
Vervalt op	Het moment waarop een nog niet verwerkt document automatisch wordt verwijderd. Aangeleverde documenten worden drie maanden bewaard.
Status	De voortgang van het uitlezen.

De statussen betekenen:

• In wacht: het document wacht op verwerking;
• Verwerken: Billnado leest het document uit;
• Uitgelezen: de herkende gegevens zijn beschikbaar voor controle;
• Mislukt: automatisch uitlezen is niet gelukt. Open het document om gegevens handmatig in te vullen of opnieuw te scannen.

Standaard staan documenten die het eerst vervallen bovenaan. Sorteer op Bestandsnaam, Datum of Vervalt op en gebruik zoeken om een bestand terug te vinden. Aantal toont het aantal documenten dat aan de huidige zoekopdracht beantwoordt.

Belangrijk: registreer of download een document vóór Vervalt op. Na het verstrijken van die datum verwijdert Billnado het aangeleverde document automatisch.

Acties bij een document

• Bekijken opent de detailpagina om de uitgelezen gegevens te controleren, te verbeteren en als aankoopfactuur of aankoopcreditnota te registreren.
• Document openen toont de PDF. Bij een UBL zonder ingesloten PDF is geen voorvertoning beschikbaar; gebruik dan Downloaden voor het originele XML-bestand.
• Downloaden bewaart het door Billnado bewaarde bestand op je toestel. Een aangeleverde afbeelding is daarbij al naar PDF omgezet; PDF en XML/UBL behouden hun bestandsformaat.
• Verwijderen opent een dubbele bevestiging en verwijdert het aangeleverde document definitief. Er wordt geen aankoopdocument aangemaakt.

Een lege lijst betekent dat er geen aangeleverde documenten zijn die aan de huidige zoekopdracht beantwoorden.

Problemen oplossen

Waarom verschijnt een per e-mail verzonden bestand niet?

Controleer of je de afzonderlijke mailbox voor het juiste documenttype gebruikte en of het bericht een ondersteund bestand bevat. Wacht tot de verwerking is gestart en vernieuw daarna het overzicht.

Waarom kan ik een XML-bestand niet openen?

De voorvertoning gebruikt de PDF die in de UBL is ingesloten. Als de leverancier alleen XML heeft aangeleverd, kun je het oorspronkelijke bestand downloaden en de uitgelezen gegevens op de detailpagina controleren.

Kan ik een verkeerd documenttype herstellen?

Ja. Open Bekijken en wijzig het document naar een factuur of creditnota voordat je het definitief registreert.

Gerelateerde documentatie

• Een aangeleverd document controleren